프로세스 맵을 만드는 방법 7단계

프로세스 매핑이란 무엇입니까?

프로세스 매핑은 프로세스 내의 작업 흐름을 시각적으로 나타냅니다. 프로젝트 계획 중 이루어지며, 모두가 동일한 정보를 공유할 수 있도록 누가, 언제, 무엇을, 어떻게 하는지 보여주는 단계별 다이어그램을 만드는 작업을 포함합니다. 프로세스 매핑은 다음을 제공합니다.

• 시각화: 작업을 시간순으로 시각화하여 팀이 처음부터 끝까지 흐름을 빠르게 이해할 수 있도록 돕습니다.
• 개선: 팀은 장애물 및 비효율성을 시각적으로 식별할 수 있으므로, 프로세스를 개선하여 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
• 표준화: 제품 개발 수명 주기에 프로세스 매핑을 포함하면 팀이 더 효율적으로 작업하고, 품질을 개선하며, 격차를 식별할 수 있습니다.
• 교육: 프로세스 맵은 신규 직원을 위한 효과적인 교육 도구입니다. 신규 직원은 작업 및 해당 작업을 완료하기 위해 자신이 맡은 역할을 종합적으로 이해할 수 있습니다.
• 전달: 프로세스 맵은 팀원, 파트너, 이해 관계자에게 작업, 작업 순서, 잠재적 병목 상태와 관련한 필수 활동을 전달합니다.

프로세스 맵의 유형

프로세스 맵은 유형마다 다릅니다. 애자일 프로젝트 관리 또는 제조 같은 특정 작업에 더 적합한 맵이 있고, 여러 영역에서 동시에 이루어지는 작업 활동을 보여주는 맵도 있습니다. 프로세스의 복잡성 및 관련된 입력, 산출물, 리소스의 수에 따라 프로세스 맵의 유형을 선택하는 것이 중요합니다. 다음은 가장 일반적으로 사용되는 맵 유형입니다.

스윔레인 다이어그램

스윔레인 다이어그램은 여러 기능 영역에 걸친 프로세스의 필요한 단계를 보여 줍니다. 각 레인은 개발 또는 QA 같은 특정 영역에 초점을 맞춥니다. 각 단계는 이전 단계에 맞춰 정렬되지만 책임 영역(또는 레인) 내에 나타납니다.

예를 들어 스프린트 계획에서는 QA가 코드를 받으면 개발자가 개발의 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다. 동시에 팀은 QA 레인에서 회귀 테스트를 실행합니다.

가치 흐름 맵

자주 사용되는 린 관행인 가치 흐름 매핑은 작업을 고객에게 제공하는 가치와 직접 연결합니다. 낭비를 제거하고 지속적 개선을 촉진하기 위해 제조 부문에서 시작했지만 모든 부문의 기업에 유용한 도구입니다. 가치 흐름 맵은 제품 또는 서비스가 원자재 또는 아이디어에서 고객으로 이동하는 단계를 보여줍니다.

가치 흐름 매핑에서는 이것이 고객에게 제공하는 가치는 무엇인지를 질문해야 합니다. 이 접근 방식은 중요하지 않은 불필요한 작업을 제거하므로, 제품 릴리스가 빈번하고 빠른 스크럼 환경에서 유용한 방식입니다.

SIPOC 다이어그램

SIPOC 다이어그램은 주요 프로세스 요소의 공급자(supplier), 입력(input), 프로세스(process), 산출물(output), 고객(customer)을 나타냅니다. 이 다이어그램은 다섯 열로 나뉘며, 각 SIPOC 영역 내에 할당된 단계가 표시됩니다. 이 유형의 다이어그램은 복잡할 수 있지만, 이해 관계자가 많거나 입력 및 산출물이 여러 개인 프로젝트 또는 프로세스의 범위를 정의할 때 유용합니다.

프로세스 맵 사용의 이점

프로세스 매핑의 이점은 다양합니다.

• 효율성 향상: 팀은 워크플로를 시각화하여 병목 상태, 일정 및 리소스 충돌, 불필요한 단계를 신속하게 식별할 수 있습니다. 팀은 지속적 개선 도구인 프로세스 매핑을 통해 현재 상태 및 미래 상태 다이어그램을 만들어 효율성 향상을 측정할 수 있습니다.
• 커뮤니케이션 향상: 기술 분야 이외의 팀원을 포함한 모든 팀원은 역할과 관계없이 시각화된 워크플로를 통해 작업 및 작업 순서를 쉽게 따를 수 있습니다. 작업이 진행 중인 위치 및 앞으로 해야 할 작업에 대한 명확한 스냅샷을 제공합니다.
• 품질 관리 개선: 프로세스 단계를 식별하면 낭비가 줄고, 시장 출시 시간이 단축되며, 잠재적 장애물이 드러납니다. 팀이 각 단계에 입력이 필요하다는 사실을 이해하면, 타임라인 내에서 더 효과적으로 계획하고 제공할 수 있습니다.
• 정보에 입각한 의사 결정: 표준화된 프로세스 맵을 사용하면 이해 관계자가 작업 범위를 조기에 이해하고, 장애물을 예측하며, 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 시각적으로 표현된 작업을 통해 의사 결정의 영향을 더 쉽게 식별할 수 있으므로, 오판하는 위험도 줄어듭니다.
• 더 쉬워진 교육 및 온보딩: 프로세스 맵은 신규 팀원을 교육하고 이들에게 가치를 제공하는 부분을 이해하는 데 탁월합니다. 또한 내부의 주요 연락 담당자가 누구인지 명확하게 알 수 있는 경우 신규 팀원을 더 빠르게 통합할 수 있습니다.

프로세스 맵을 만드는 방법

프로세스 맵을 만드는 일에는 매핑하려는 프로세스를 식별하고 시작 지점 및 종료 지점을 설정하며 정보를 수집하고 단계 및 의사 결정의 순서를 정한 후 맵을 그리고 다듬는 작업이 포함됩니다.

1. 시작 지점 및 종료 지점의 정의

매핑 프로세스는 엔드투엔드 고객 요청부터 출시까지 아우르는 주기처럼 대규모일 수도 있고 사용자 요구 사항을 수집해서 확인하는 단계처럼 소규모일 수도 있습니다. 시작 지점 및 종료 지점을 정의하면 특정 맵이 대규모 비즈니스 프로세스의 어느 부분에 적합한지 결정할 수 있습니다.

시작 지점은 클라이언트 요청, 제품 로드맵의 기능 또는 유지 관리 예정인 장비일 수 있습니다. 시작 지점을 이해하면 프로세스 후반부에 불완전한 요구 사항 같은 장애물을 제거할 수 있습니다.

종료 지점은 신제품을 출시하거나 테스트용 제품을 전달하는 일이 될 수 있습니다. 성공 여부를 가늠할 수 있으므로 명확한 종료 지점이 있는지 확인합니다.

2. 이해 관계자 인터뷰

프로세스에 대한 의견을 제시하거나 단계를 완료할 팀원, 이해 관계자, 파트너, 공급업체 및 의사 결정권자를 모두 포함합니다. 한 명씩 꼼꼼하게 인터뷰해서 필요한 세부 정보를 모두 수집합니다. 프로세스가 컴플라이언스 표준을 충족해야 하는 경우 규제 인증 책임자를 참여시킵니다.

모두에게 공동 작업을 요청하면 각 구성원이 전체 프로세스를 이해하고 주인 의식을 기를 수 있습니다. 많은 경우 구성원의 경험을 통해 새로운 아이디어 및 창의적인 솔루션을 창출할 수 있습니다.

3. 순서대로 단계 나열

협력해서 시작 지점부터 종료 지점까지 논리적인 순서로 단계를 정렬합니다. 이렇게 하면 단계를 처음부터 끝까지 간단하게 선형적으로 볼 수 있습니다.

4. 의사 결정의 요점 포함

순서를 정의한 후 프로세스 흐름에 영향을 미치는 의사 결정 지점을 추가합니다. 예를 들면 의료 장비 제조업체에 원자재 도착 여부, 특정 부품이 규제 표준을 충족하는지 여부 등의 의사 결정 지점을 포함할 수 있습니다. 소프트웨어 개발자는 코드 검토, QA 테스트 또는 사용자 승인 작업을 포함할 수 있습니다.

5. 프로세스 맵 그리기

요구 사항을 가장 잘 충족하는 프로세스 맵 유형을 선택합니다. 프로세스를 시각적으로 표현합니다. 프로세스 매핑 기호를 사용해서 여러분의 창작물을 누구나 이해할 수 있도록 합니다. 많은 제품 개발 소프트웨어 도구에는 프로세스 속도를 높여 주는 표준 매핑 기호 및 기능이 포함됩니다. 화살표로 프로세스의 단계를 연결하고 흐름을 설명합니다.

Confluence 화이트보드는 팀이 무한한 캔버스에서 자유롭게 창작할 수 있는 공동 작업 공간을 제공합니다. 유연성을 갖춘 덕분에 팀이 연결된 의사 결정 지점을 유지하면서 단계를 시각적으로 파악할 수 있습니다.

6. 검토 및 검증

이해 관계자와 프로세스 맵을 공유하고 필요한 경우 변경합니다. 그러면 순서가 뒤바뀌거나 불필요해지거나 누락되는 일이 없습니다. 검증을 받는 일은 조기 채택, 변경 관리 및 지속적 개선에 매우 중요합니다. 모든 구성원이 최종 프로세스 맵에 대해 주인의식을 느껴야 합니다.

7. 프로세스 맵 구현

프로세스 맵을 구현한 후에는 성능을 모니터링합니다. 비즈니스가 성장하거나 새로운 요구 사항을 확인하거나 고객의 요구 사항이 변화하면서 프로세스 맵이 변할 것으로 예상됩니다.

작업 관리 소프트웨어, Gantt 차트 및 로드맵 소프트웨어는 쉽게 참조할 수 있도록 프로세스 맵을 통합해야 합니다. 워크플로 자동화는 프로세스 맵을 기반으로 구축하여 미러링해야 합니다.

지속적인 개선 활동의 핵심 구성 요소로, 나중에 변경할 경우 구현한 프로세스 맵부터 시작하세요.

프로세스 매핑 모범 사례

표준 기호를 사용하고 명확한 시작 지점 및 종료 지점을 식별하며 의사 결정 지점을 정의하는 일은 프로세스 매핑에 반드시 필요합니다.

모든 작업 영역의 구성원을 모아서 한 팀으로 공동 작업하는 것이 매우 중요합니다. 단순성에 초점을 맞추고 팀이 회사의 요구 사항을 충족할 때까지 프로세스를 브레인스토밍하며 전략을 세우고 조정할 수 있도록 합니다.

프로세스 매핑 시 Confluence 화이트보드 사용

Confluence 화이트보드를 사용하면 디지털 화이트보드의 유연성을 팀 작업 영역에 도입해 이전과는 전혀 다른 방식으로 업무를 브레인스토밍하고 계획하고 실행할 수 있습니다. 화이트보드는 Atlassian 도구와 원활하게 통합되어 제품 로드맵, 작업 관리, 프로젝트 관리 및 기타 제품 개발 도구를 연결해 줍니다.

새로운 흐름을 도식화하고 장기적인 비전을 세우며 실시간으로 프로젝트 회고를 실행하면서 팀의 창의성을 발휘하세요.

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