IT サポートとは
HR の自動化によって効率を向上
自動化は、現在のビジネスの世界での最大の流行語の 1 つですが、これには納得のいく理由があります。反復タスクを自動化すれば、時間と経費を削減し、より重要なタスクにリソースを解放できます。
HR (人材管理) や在庫管理など、ビジネス プロセスの多くの要素を自動化できます。HR の自動化のメリット、適切なソフトウェアを利用して HR サービスを合理化する方法をご覧ください。
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HR の自動化とは
HR の自動化とは、従業員のオンボーディングから給与処理に至るまで、すべての作業を含む HR 関連のタスクを自動化するプロセスです。HR の自動化では、ソフトウェアを利用して、アルゴリズムと AI を活用した反復可能なデジタル ワークフローを作成します。各ワークフローは特定の目的に合わせて事前にプログラムできるため、HR プロセスを合理化し、ミスを減らすことができます。
HR の自動化はさまざまな業務に利用できます。従業員のチェックリストを自動化してオンボーディングを合理化し、HR ソフトウェアで収集したデータを利用して給与業務を自動化できます。また、売上高、出勤記録、顧客満足度スコアなどの指標に基づいて業績の追跡を自動化することもできます。
HR の自動化のメリット
HR プロセス自動化の主なメリットの 1 つとして、時間と経費の削減が挙げられますが、HR の反復タスクの自動化を検討すべき理由は他にも多数あります。HR の自動化の最大のメリットをいくつかご紹介します。
効率の向上
ビジネスの世界では、効率が最も重要です。非効率的に作業を行うことが、企業の経費を増加させているのです。HR の自動化によって HR の反復タスクを合理化すれば、HR 部門の効率が向上します。つまり、給与業務や休暇申請などを適時に処理できます。これにより、時間と経費を削減できるだけでなく、従業員のエクスペリエンスも向上します。
手動タスクの削減
以前は、すべてを書面で手作業で行い、給与業務やパフォーマンスの追跡などの単純なプロセスにより多くの時間がかかっていました。HR の自動化により、必要な手動タスクの数を減らし、貴重な時間を節約できます。
手動タスクを減らすメリットは、時間の節約だけではありません。給与処理や有給休暇の申請の承認などを行う際に、人的ミスが発生する可能性は常にあります。人間が介入する必要性を減らせば、このようなよくある間違いをなくすことができます。
従業員エクスペリエンスの改善
従業員エクスペリエンス管理は重要であり、従業員エクスペリエンス全体を向上させる最も効果的な方法の 1 つが、HR タスクの自動化です。従業員は、休暇の申請、長期休暇申請の提出、または疾病手当の申請が必要な場合にセルフサービス オプションを利用できるため、所要時間が短縮されます。オンボーディング プロセスも合理化されるため、新入社員はすぐに慣れて業務を始められます。
コンプライアンスと記録管理の向上
手作業を行っていると、すべてを文書化することを覚えておくのは困難なことがあります。自動化すれば、一貫してすべてを文書化し、重要な記録を維持できるようになります。ワークフローを自動化すると人的ミスのリスクも軽減されるため、記録した内容がすべて正確であると確信できます。
HRSM (HR サービス管理) の主要な要素はコンプライアンスです。特定のデータ セキュリティ要件を満たし、給与や従業員の記録を保管する必要があります。HR の自動化によって記録管理が合理化されるため、監査の際には文書化された証跡を確保できます。
拡張性
HR から ITSM (IT サービス管理) まで、ビジネス ソリューションはビジネスに合わせて拡張する必要があります。HR 部門が拡大し、新入社員のオンボーディングを続行するにつれて、HR の自動化ソリューションは組織の成長に合わせて拡張します。つまり、従業員を増やしたり、より堅固なソリューションへとアップグレードするために多額の費用を費やしたりすることなく、同じ効率を維持できます。
拡張性は極めて重要です。拡張性があれば同じソリューションを引き続き利用できるためです。HR の自動化ソフトウェアをセットアップすると、ワークフローやユーザーの追加・削除が容易になります。
HR の自動化の潜在的な課題
HR プロセスの自動化によって時間を大幅に節約できますが、それほど簡単ではない場合もあります。HR の自動化を導入する際に考慮すべき潜在的な障害がいくつかあります。
特に、より複雑なプロセスの自動化や、多数のデジタル ワークフローの作成時には、導入が難しい場合があります。デジタル ワークフローの特定、計画、自動化は、最初は困難に思えるかもしれませんが、HR の自動化ソフトウェアに慣れると容易にできるようになります。
HR タスクを綿密に計画し、自動化するために繰り返し実行できるシンプルなプロセスを作ってみましょう。これにより、一貫性を保ち、個々のタスクを自動化するプロセスを合理化できます。
HR の自動化ソリューションを導入する際には、従業員の抵抗も課題になることがあります。人は使い慣れたものに固執する傾向があるため、従業員が日常業務の変更に抵抗することがよくあります。
時間を取って、HR の自動化の概要、そのメリットやベスト プラクティスについて従業員を教育し、トレーニングを実施します。HR マネージャーは、日常のワークフローに自動化ソフトウェアを適用する方法を理解すると、自動化ソフトウェアを利用する可能性が高くなります。
HR プロセスを自動化する方法
HR プロセスの自動化によって、ワークフローを合理化して効率を高めることができますが、自動化ソリューションの導入には時間と労力が必要です。幸いなことに、HR プロセスを自動化するには、次のような簡単なステップがあります。
手動の反復タスクを特定する
HR チームが担当している、手動の反復タスクを特定することから始めます。一般的に自動化するタスクには、給与処理、オンボーディングとオフボーディング、パフォーマンスの追跡などがあります。ここでのゴールは、時間のかかるタスクやエラーが発生しやすいタスクを特定することです。プロセスを自動化すると、時間を節約でき、人的ミスのリスクを減らせる場合は、自動化しましょう。
適切な HR 自動化ツールを選ぶ
適切な HR プロセス自動化ツールを選ぶことは重要なステップです。具体的な HR のニーズを考え、それらに対応するソフトウェアを探します。使いやすく、既存のソフトウェアやツールと統合できる HR 自動化ソフトウェアを探す必要があります。
Jira Service Management は単純明快な HR 自動化ソリューションで、Slack や Confluence など、すでに利用しているツールと統合できます。給与処理から従業員のパフォーマンスの追跡まで、すべてを自動化できるため、HR チームは重要なタスクに集中する時間を増やすことができます。
ワークフローを綿密に計画する
適切な HR 自動化ソフトウェアを見つけたら、個々のワークフローの計画を開始できます。この計画では、1 週間の合計時間数を集計する場合でも、従業員の主要業績指標を収集して整理する場合でも、ワークフローに含まれる個々のステップやプロセスを含める必要があります。すべてのステップを含めて、HR ワークフローを効果的に自動化しましょう。
HR チームと従業員のトレーニングを実施する
HR の自動化を成功させるには、HR チームが全面的に参加する必要があります。個々の HR ワークフローを綿密に計画して自動化したら、HR チームと従業員を教育してトレーニングを実施し、自動化ソフトウェアを効果的に使用する方法を把握できるようにします。自動化されたワークフローの使用方法や、回避すべき潜在的な間違いなど、HR の自動化のすべての要素を網羅するトレーニング プログラムを作成します。
HR チームが自動化に適応するには時間がかかるかもしれませんが、後で時間を節約するために現時点である程度の時間をかける価値があります。
監視して改善する
HR 自動化ソフトウェアを導入したら、それで終わりではありません。自動化は完璧ではないため、すべてが適切に機能するように、自動化した HR プロセスの結果を監視する必要があります。希望する結果が得られない場合は、プロセスをもう一度綿密に計画しなければならない場合もあります。
HR の自動化の実践例
HR プロセスの自動化を検討されている場合は、次の HR の自動化の実践例をご確認ください。
- オンボーディング: 新入社員のオンボーディングを行う際に、HR の自動化により、HR チームを支援するための自動チェックリストを作成できます。
- 業績の追跡: 自動化ツールを利用して、売上、顧客満足度、出勤率などの従業員の主要業績指標を取得し、従業員の業績を追跡できます。
- 給与計算: 手動で勤務時間を合計して給与計算を処理する代わりに、HR 自動化ソフトウェアを使用して自動的に行うことができます。
HR 自動化ツールを試す
自動化がますます普及するにつれ、新しい HR 自動化ツールが続々と登場しています。
Jira Service Management は、給与計算やパフォーマンス追跡などのタスクを自動化するのに役立つ HR 自動化ツールです。Confluence のようなツールともシームレスに統合できます。Jira Service Management では、デジタル ワークフローを使用して反復的なタスクを簡単に自動化できるため、時間を節約し、エラーのリスクを軽減できます。
シンプルなインターフェイスと堅牢なサポートを備えた Jira Service Management によって、HR チームはより短時間でより多くの成果を達成できるようになります。
Jira Service Management で HR 自動化を強化する
HR マネージャーとチームは、時間のかかる多くの責任を担っており、言うまでもなくコストのかかるミスを犯すリスクはつきものです。Jira Service Management を使用して HR プロセスを自動化すると、給与計算や時間追跡のエラーのリスクを軽減しながら HR チームの時間を節約できます。
Jira Service Management を既存のツールと統合して、コミュニケーションを効率化し、HR チームの効率を高めることができます。Jira Service Desk と組み合わせると、人事やカスタマー サービスからソフトウェア サポート チケットに至るまで、すべてを合理化できます。
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