Confluence データベースの知られていなかった 7 つの優れた機能

1. データベースからページを作成し、テンプレートを自動的に適用する

新しいページを一から作成するには時間を要し、チーム メンバーごとに方法が異なると、書式にずれが生じがちです。Confluence データベースでは、一貫性のあるテンプレートを使用してエントリから直接ページを生成することで、構造を簡単に標準化できます。

2. データベース同士をリンクさせて、信頼できる情報源をそのまま維持する

データベースが 1 つでは不十分な場合もあります。マスター コンテンツ カレンダーを作成済みで、それをキャンペーン トラッカーから参照する必要があるかもしれません。あるいは、複数の製品分野にわたる要件を管理していて、作業を重複させずにすべてを連携させたい場合もあるでしょう。

エントリ リンク フィールドでは、あるデータベースのエントリを別のデータベースから参照できます。エントリのタイトル フィールドを表示名として使用して、ソース データベースから順序が 1 番に設定されたフィールドを表示します。

ステータス、所有者、期限など、より多くのコンテキストを含めるには、エントリ リンクの詳細フィールドを追加し、リンクされたエントリから取り込む値を選択します。

この設定により、各チームのニーズに合ったビューを提供しながら、データを正確に維持し、プロジェクト間で連携させることができます。

3. 1 つのデータベース エントリを別のページ内に埋め込む

スマート リンクを使用してデータベース全体をすでに Confluence ページに埋め込んでいるかもしれませんが、特定のアイテムが 1 つだけ必要な場合もあります。幸いなことに、データベースの 1 行を Confluence のどこにでも簡単に埋め込むことができます。

目的の行の横にあるドラッグ ハンドルをクリックし、[Copy link to entry (リンクをエントリにコピー)] を選択して、任意のページに貼り付けます。これは、コンパクトで編集可能なカードとして自動的に表示されます。

一番のメリットは、埋め込まれたカードは (権限さえあれば) 編集可能で、加えた変更は、記載されているすべての場所で自動的に同期されることです。これはタスク、アセット、決定事項などの主要な詳細に注目を集めるシンプルな方法で、煩雑さが増すことはありません。

4. セルを一括編集して時間を節約し、エラーを減らす

複数の行に同じ変更を加えるのに、面倒な作業は不要です。一括編集では、フィールドを数秒で更新できます。エントリを 1 つずつクリックする必要はもうありません。

更新したいセルを Shift キーを押しながらクリックし (同じ列にある必要があります)、右クリックして [一括編集] を選択します。新しい値を入力すると、選択したすべてのセルに即座に適用されます。

所有者を新しいタスクにすばやく割り当てたり、ブログ投稿のステータスを「レビュー中」に更新したり、複数の行にまたがる共有期限を修正したりするのに最適です。このショートカットは、データベースが拡張し、更新が頻繁になるにつれて不可欠になります。

5. 複数のフィールドでソートして見やすくする

データベースが拡張するにつれて、1 つのソート オプションでは不十分な場合があります。タスクを優先度別に整理し、期限を使用して何を優先するかを決めることが必要になる場合もあります。または、アセットをカテゴリ別にグループ化し、アルファベット順にリストして整理しておくことができます。

マルチソートを使用すると、最も重要な情報を表示するためのエントリの順序を正確に制御できます。データベースの上にあるソート アイコンをクリックしてソート パネルを開き、[ソートを追加] を選択して複数のフィールドを積み重ねます。

また、それぞれを昇順または降順に設定し、必要に応じて並べ替えることもできます。たとえば、複数のタスクに「優先度高」のマークが付いている場合は、それらを期限でソートし、最も緊急性の高い作業が一番上に表示されるようにすることができます。

これは、チームがすばやく作業の優先順位を決定し、関係者のニーズに合った形式でデータを提示できるようにするための軽微な調整です。

6. Confluence を離れることなくすばやく計算を実行する

予算を合計、アンケート スコアの平均を計算、またはプロジェクト人員数を追跡する必要がありますか? これらすべてをデータベースで実行できます。追加のスプレッドシートは必要ありません。

数値フィールドの下にカーソルを置いて [計算] ボタンを表示するか、フィールドのハンドルをクリックしてドロップダウンから [計算] を選択します。

合計、平均、最小、最大などのオプションから選択してください。また、値、空のフィールド、または一意のエントリをカウントできるため、予算の追跡、キャンペーンのパフォーマンス、顧客満足度スコアに最適です。

テーブルをさらに参照しやすくする必要がありますか? [ビュー設定] に進み、[テーブル] レイアウトを選択し、[エントリに番号を付ける] をオンに切り替えると、各行に自動的に番号が付けられます。

7. Confluence ページ メタデータをデータベースから直接編集する

ブログ投稿やドキュメントなど、多数の Confluence ページにわたるメタデータの管理を、手作業で行う必要はありません。適切に設定すれば、単一のデータベース ビューからページ ステータスとラベルを更新できます。

すべてを 1 か所で管理するには、まずページをデータベースに取り込みます。これは Confluence のインポート オプション (セットアップ メニューの [テンプレートとインポート] にあります) を使用して一括で行うことも、ページ リンク フィールドを追加してページを検索し、1 つずつ追加することもできます。

ページを作成したら、[ページのステータス] フィールドまたは [ページのラベル] フィールドを追加して、それぞれのメタデータを表示します。これらのフィールドはリンクされたページとの同期が保たれるため、データベース内のステータスまたはタグを更新すると、元のページに即座に反映されます。

ボーナス: ビューとレイアウトですべてをまとめる

ビューとレイアウトにより、データベースは機能的になるだけでなく、使いやすくなります。タスク、アセット、ドキュメントのいずれを整理する場合でも、適切なビューがあれば、情報を理解して行動しやすくなります。

コンテンツと対象者に合わせて、テーブル、カード、ボードの 3 つのレイアウト オプションから選択します。たとえば、次のように使用します。

• テーブル ビュー: 構造化されたプロジェクト データとタイムライン
• カード ビュー: クリエイティブなアセットやブログのアイデアの閲覧
• ボード ビュー: (カンバン形式) ワークフローとタスクの追跡

また、フィルター、ソート、非表示フィールドを使用して各ビューを微調整し、表示される内容を正確に制御することもできます。同じデータに対して複数の視点が必要ですか? カスタマイズされたビューを作成して保存することで、経営陣は全体像を把握し、チームは各自にとって重要なタスクだけを見ることができます。

この柔軟な設定により、データを重複させたり、別々のページを管理したりすることなく、全員の足並みを揃えることができます。

Confluence データベースの可能性を解き放つ

Confluence データベースは単なるテーブルではありません。チームがより迅速に計画し、より効果的にコラボレーションし、連携を保つのに役立つ強力なシステムです。コンテンツを管理する場合でも、成果物を追跡する場合でも、これらの機能でワークフローを明確化および構造化できます。

小さなテーブルから始めましょう。次に、テンプレート化されたページの作成、リンクされたエントリ、カスタム ビューなどの機能を重ねて、摩擦を減らし、ペースの速いプロジェクトを明確にします。

今すぐ Confluence データベースを開始して、チームがより少ない労力でより明確にどれだけ多くのことを達成できるか見てみましょう。