Verbessere deine Workflows in Confluence mithilfe von Automatisierungen
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Es erfordert einige Anstrengung, deine Confluence-Seiten auf dem neuesten Stand zu halten und dein Team zu koordinieren. Das manuelle Versenden von Erinnerungen, das Archivieren alter Inhalte oder das Einrichten neuer Projektseiten erfordert zusätzlichen Zeitaufwand und erschwert die Arbeit, die eigentlich zügiger voranschreiten sollte.
Mit der Automatisierung von Confluence ändert sich das. Mit intuitiven Vorlagen, No-Code-Tools und intelligenter KI-Unterstützung unterstützt es Teams dabei, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, damit sie sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können – ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind.
In einem der letzten Atlassian-Webinare gewährten unsere Produktexperten Einblicke darin, wie Teams ihre Workflows mithilfe der Automatisierungsfunktionen in Confluence optimieren können. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse – und wie du sie direkt umsetzen kannst.
Wie Automatisierung Teams dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten
Die Automatisierung von Confluence verschafft Teams mehr Zeit. Anstatt alte Seiten zu suchen oder Aufgaben manuell zu verwalten, übernimmt die Automatisierung sich wiederholende Schritte, sodass die Arbeit ohne ständige Rückfrage und Kontrolle weiterläuft.
Mit nur wenigen Klicks richtest du Regeln ein, die basierend auf Zeit, Aktivität oder Seitenänderungen ausgelöst werden.
Du musst nichts programmieren und findest dich sofort zurecht. Selbst Teams, die Confluence noch nicht kennen, können innerhalb weniger Minuten loslegen.
Unternehmen wie Rivian erzielen bereits Erfolge. Durch die Automatisierung von Routinearbeiten sparen sie bis zu 60 Stunden pro Monat. Diese Zeit verwenden sie nun für die strategische Planung und nicht mehr für Routineaufgaben.
Inhalte und Arbeit auf dem neuesten Stand halten
Mit Fortschreiten des Projekts sammeln sich schnell veraltete Seiten an. Das führt zu Unordnung und erschwert das Auffinden relevanter Informationen. Mithilfe von Automatisierung sorgst du für einen aufgeräumten Arbeitsbereich, ohne alle Inhalte manuell überprüfen zu müssen.
Lege beispielsweise eine Regel fest, die monatlich ausgeführt wird, um alle Seiten zu finden, die seit sechs Monaten nicht aktualisiert oder aufgerufen wurden. Wenn eine veraltete Seite gefunden wird, kann sie automatisch archiviert werden. Der Seiteninhaber erhält eine E-Mail, in der die Gründe für die Entfernung erläutert werden, sowie einen Link, über den er die Seite bei Bedarf überprüfen oder wiederherstellen kann.
Oder nutze die Automatisierung, um wiederkehrende Aufgaben wie Besprechungsnotizen zu optimieren. Wenn jemand ein Besprechungsdokument veröffentlicht, kann Rovo, der KI-Assistent von Atlassian, die Seite zusammenfassen und per E-Mail an die Teilnehmer senden. Die Seite kann sogar automatisch anhand des Inhalts verschlagwortet werden, damit man sie später leichter wiederfindet.
Profi-Tipp: Verwende Labels wie „Besprechungsnotizen“, „Entwurf“ oder „Überprüfung erforderlich“, damit dein Team Inhalte schnell filtern kann. Nutze Regeln, um Labels automatisch basierend auf dem Seitentitel oder der verwendeten Vorlage anzuwenden.
Die richtigen Informationen für die richtigen Teams
Wenn Fristen näher rücken oder sich der Status einer Seite ändert, müssen Teams darüber informiert werden, ohne nach Updates suchen oder zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. Die Automatisierung stellt sicher, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt einbezogen werden.
Beispielsweise kannst du eine Regel erstellen, die eine Slack- oder Microsoft Teams-Nachricht sendet, wenn eine Aufgabe fällig ist oder wenn eine Seite von „In Bearbeitung“ zu „Zur Überprüfung bereit“ wechselt. Diese Aktualisierungen erfolgen automatisch, sodass Teams schnell handeln können, ohne nach Kontext suchen zu müssen.
Verwende die Automatisierung auch, um nach der Veröffentlichung einer Seite Folgeaufgaben auszulösen – beispielsweise jemanden mit der Überprüfung der Seite beauftragen, eine Erinnerung für die spätere Aktualisierung einrichten oder die Seite zur Genehmigung an ein anderes Team weiterleiten.
Profi-Tipp: Die Smart-Values von Confluence ermöglichen es dir, Benachrichtigungen mit Seitennamen, Autoren und Links anzupassen, damit Leser auf einen Blick einen vollständigen Überblick erhalten.
Die Arbeitsweise deines Team standardisieren
Wenn Teams bei einem neuen Projekt ganz am Anfang stehen, brauchen sie eine Starthilfe, um möglichst ohne Verzögerung loszulegen. Nutze die Automatisierung, um strukturierte Prozesse einzurichten, die Teams sofort und ohne weitere Anweisungen auf den richtigen Weg bringen.
Du könntest zum Beispiel eine Automatisierungsregel erstellen, die alle erforderlichen Seiten vorab generiert – wie Kickoff-Notizen, einen Aufgaben-Tracker und ein Zielsetzungsdokument –, sobald jemand einen neuen Projektbereich erstellt.
Teams können so vom Fleck weg starten. Alles ist bereit, ganz ohne manuelle Einrichtung.
Smart Buttons bieten eine weitere Automatisierungsebene. Beispielsweise könnte eine Vorlage für einen Kampagnenplan eine Schaltfläche beinhalten, mit der der Plan mit einem einzigen Klick als endgültig markiert, die Geschäftsleitung benachrichtigt und die Entwurfsversion archiviert wird.
Profi-Tipp: Du bist dir nicht sicher, was du zuerst automatisieren sollst? Überlege, welche Aufgaben dein Team jede Woche erledigen muss, beispielsweise das Erstellen von Kickoff-Seiten oder das Markieren von Dokumenten zur Überprüfung. Alles, was mehr als zweimal erledigt werden muss, ist ein hervorragender Kandidat für eine Automatisierung.
Ein Tag mit Automatisierung: Intelligentere Markteinführung mit Confluence
In der Webinar-Demo bereitete sich ein fiktives Healthcare-Logistikunternehmen namens Vitafleet auf die Einführung eines neuen Produkts vor: FleetFlow. Um zügig voranzukommen, ohne Kompromisse einzugehen, setzten die Teams auf die Automatisierungsfunktionen von Confluence.
Das Marketingteam legte vor, indem es einen Smart Button zur Kampagnenseite hinzufügte. Mit einem Klick konnte der Status aktualisiert, das Dokument als „In Bearbeitung“ gekennzeichnet und eine Slack-Nachricht an die Mitarbeiter gesendet werden, ohne die Seite verlassen zu müssen.
In der Zwischenzeit nutzte das Produktteam Rovo, um ein detailliertes Dokument mit Produktanforderungen zusammenzustellen und teilte die wichtigsten Highlights mit der Technikabteilung.
Kein Copy-Paste oder zusätzliche E-Mails. Einfach nur konsistente Updates, die automatisch bereitgestellt werden.
Um Unordnung während der hektischen Einführungsphase zu vermeiden, wurde eine wiederkehrende Regel eingerichtet, die alle Inhalte archiviert, die seit sechs Monaten nicht mehr genutzt werden. Die dadurch entstehende Übersicht ermöglichte konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung.
Die Automatisierungen erfolgten im Hintergrund und ermöglichten es dem Team, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und den Launch-Plan einzuhalten.
Tipps für den erfolgreichen Einstieg
Die Automatisierung ist vielseitig und es braucht keine komplexen Regeln, um Ergebnisse zu sehen. Hier ein paar einfache Möglichkeiten für den Einstieg:
- Erinnerungen zum Aktualisieren von Entwurfsseiten senden: Erstelle eine Regel, um Seiteninhaber zu benachrichtigen, wenn ein Entwurf seit zwei Wochen nicht aktualisiert wurde.
- Inhalte für interne Teams automatisch kennzeichnen: Wenn eine Seite in einem bestimmten Bereich veröffentlicht wird, automatisch teamspezifische Labels wie „Marketing“ oder „Support“ hinzufügen.
- Onboarding-Dokumente vereinfachen: Für neue Teammitglieder wird eine Checkliste mit Einarbeitungsschritten und zugehörigen Ressourcen generiert, die durchgearbeitet werden müssen.
- Einen Teamleiter benachrichtigen, wenn Ziele aktualisiert werden: Wenn eine Seite, die mit Teamzielen getaggt ist, geändert wird, wird eine Slack- oder E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst.
- Vierteljährliche Inhaltsüberprüfungen planen: Erstelle eine Regel, die Seiteninhaber daran erinnert, wichtige Dokumente alle 90 Tage zu überprüfen, damit Teams Inhalte ohne manuelle Überprüfungen auf dem neuesten Stand halten können.
Diese Ideen sparen nicht nur Zeit, sondern schaffen auch Dynamik. Eine umfassende Automatisierung ermöglicht einheitliche Workflows, sodass sich dein Team voll auf die übergeordneten Ziele konzentrieren kann.
Automatisierung in Confluence nutzen
Die Automatisierung von Confluence unterstützt dein Team dabei, effizienter zu arbeiten, organisiert zu bleiben und sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Ganz gleich, ob du ein Projekt leitest, an dem mehrere Funktionen beteiligt sind, oder deine Dokumentation auf dem neuesten Stand halten möchtest: die Automatisierung übernimmt typische Routineaufgaben, damit dein Team das nicht tun muss.
Auch wenn du noch nicht sehr vertraut bist mit Confluence, der Einstieg in die Automatisierung ist ganz einfach. Vorlagen, Smart Buttons und KI-Tools helfen dir, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.
Möchtest du es gerne selbst ausprobieren? Melde dich bei Confluence an und nutze die Automatisierungsfunktionen, um intelligentere, schnellere Workflows zu erstellen.