借助自动化，全面提升 Confluence 工作流的效率
要让 Confluence 页面保持最新、团队信息同步，需要持续投入精力。手动发送提醒、归档旧内容，或从零开始设置项目页面，这些操作会耗费额外时间，并为本应高效推进的工作增添阻碍。
Confluence 自动化改变了这一现状。借助直观的模板、无代码工具以及智能的人工智能辅助，Confluence 自动化能帮助团队省去重复性任务，从而将精力集中在重要工作上—且无需任何技术技能。
在最近的 Atlassian 在线研讨会中，产品专家分享了团队如何借助 Confluence 中的自动化功能简化工作流。以下是核心要点总结—以及如今您如何将其付诸实践。
自动化如何帮助团队更智能地工作
Confluence 自动化能帮助团队节省时间。自动化可代替搜寻旧页面或手动管理任务，而是会处理重复性工作，确保工作持续推进，无需频繁跟进。
只需点击几下，您就能设置规则—这些规则可根据时间、活动或页面变更来触发执行。
无需编写代码，也没有陡峭的学习曲线。即便是刚接触 Confluence 的团队，也能在几分钟内上手。
像 Rivian 这样的团队，已经看到了实际成效。通过将日常工作自动化，他们每月最多可节省 60 小时。现在，他们把这些节省下来的时间用在了战略规划上，而非应付琐碎的工作。
确保内容和工作保持最新
随着项目推进，过时的页面会迅速堆积。这会让您的空间变得杂乱，也会让您更难找到相关的信息。自动化有助于保持内容的整洁与实用，无需手动检查所有内容。
例如，您可以设置一条每月执行的规则，让系统自动识别出已六个月未更新或未被查看过的页面。当一个过时页面被标记后，自动化功能便可将其归档。系统会向该页面的负责人发送一封电子邮件，说明页面被删除的原因，如果需要，电子邮件中还会附带用于查看或恢复页面的链接。
您还可以利用自动化来简化会议记录等重复性任务。当有人发布会议文档时，Atlassian 的人工智能助手 Rovo 可以总结该页面内容，并通过电子邮件发送给参会人员。您甚至可以根据内容自动为其添加标签，以便日后更易查找。
专家提示：使用“会议记录”、“草稿”或“待审核”这类标签，可帮助团队快速筛选内容。可以根据页面标题或所使用的模板，通过设置规则来自动应用标签。
将正确的信息传递给对应的团队
当截止时间临近或页面状态发生变化时，团队无需费力查找更新或在不同应用间切换，就能及时了解情况。自动化可确保在恰当的时间让合适的人员参与进来。
例如，您可以创建一条规则：当任务到期时，或当某个页面从“进行中”变为“待审核”时，自动发送一条 Slack 或 Microsoft Teams 消息。这些更新会自动进行，助力团队快速采取行动，无需费力查找相关背景信息。
您还可以利用自动化在页面发布后触发后续任务，例如指派人员审核该页面、设置日后更新的提醒，甚至将其发送给其他团队审批。
专业提示：不妨尝试添加 Confluence 的智能值，通过页面名称、作者及链接自定义通知消息，使读者能一次性获取完整信息。
实现标准化的团队工作方式
当团队开启新项目时，从头再来可能会拖慢进度。借助自动化，您可以搭建结构化流程，在无需额外指导的情况下引导团队推进工作。
例如，您可以创建一条自动化规则：每当有人创建新的项目空间，系统就会自动生成一整套页面，比如启动会议记录、任务跟踪表和目标文档等。
这能让所有团队都从相同的基础开始工作，无需手动进行设置。
智能按钮又增加了一层结构。例如，一个营销活动计划模板中可以包含一个按钮：只需点击一次，即可将该计划标记为最终版、通知领导层，并归档草稿版本。
专业提示：不确定先自动化哪些内容？先找出团队每周都在重复的任务，比如创建启动会页面或为待审核文档添加标记。如果某项任务您要做两次以上，那它就非常适合用自动化来完成。
自动化的一天：使用 Confluence 更智能地启动项目
在这场在线研讨会的演示中，一家名为 Vitafleet 的虚构医疗物流企业准备推出一款新产品：FleetFlow。为了快速推进工作且不偷工减料，他们的团队借助 Confluence 内置的自动化功能来实现这一目标。
营销团队率先行动，在其营销活动页面上添加了一个智能按钮。只需点击一次，即可更新状态、将文档标记为“进行中”，并向协作者发送一条 Slack 消息—所有操作无需离开当前页面。
与此同时，产品团队借助 Rovo 总结了一份详细的产品需求文档，并将核心要点分享给了工程团队。
无需复制粘贴，也无需额外发送电子邮件。只需自动传递清晰、统一的更新内容即可。
为避免在繁忙的产品发布期间出现内容杂乱的情况，他们设置了一条定期规则，自动归档所有六个月内未被修改过的内容。这让他们的工作区始终聚焦核心内容，同时减少了干扰。
这些自动化操作在后台运行，助力团队节省时间、减少失误，并确保产品发布按计划推进。
快速入门方法
自动化非常灵活，无需复杂规则就能看到成效。以下是几个简单的入门方法：
- 发送草稿页面更新提醒：设置一条规则，若某个草稿在两周内未更新，系统将自动提醒该页面的负责人。
- 为内部团队自动标记内容：当某一页面在特定空间发布时，系统会自动添加团队专属标签，例如“营销”或“支持”。
- 简化入职文档流程：当新团队成员加入时，自动生成一份包含入职步骤与待查阅资源的清单。
- 团队目标更新时通知负责人：当带有“团队目标”标记的页面被修改时，自动触发一条 Slack 消息或电子邮件更新通知。
- 安排季度内容审核：创建一条规则，每 90 天提醒页面负责人审核关键文档，助力团队无需手动检查就能保持内容的时效性。
这些想法不仅能节省时间，还能为工作注入推进动力。自动化程度越高，工作流就越统一规范，从而让您的团队腾出时间专注于大局目标。
在 Confluence 中开启自动化
Confluence 自动化可助力团队更智能地工作、保持条理清晰，并专注于最重要的事务。无论是管理跨职能项目，还是维护文档规范，自动化都会处理那些重复性任务，让团队无需再手动操作。
即使您是 Confluence 的新手，它也很容易上手。使用模板、智能按钮和人工智能工具来创建更好的工作流—无需编写任何代码。
准备好亲自尝试了吗？注册 Confluence，开始通过自动化构建更智能、更高效的工作流。