Набор инструментов по внедрению Cloud
Шаблоны электронных писем для оперативного запуска плана взаимодействия и информирования команд о ходе развертывания облака
Шаблоны электронных писем и баннеров объявлений для знакомства с продуктами Atlassian Cloud
Успех миграции в облако зависит от того, как фактически пройдет внедрение новых облачных продуктов в ваших командах. На данном этапе миграции вы, скорее всего, понимаете, насколько важна продуманная коммуникация в составе плана по управлению изменениями. Перед внесением изменений команды должны получить информацию несколько раз и различными способами. Чтобы команды могли подготовиться к внедрению новых изменений, предоставьте участникам время на ознакомление с этими изменениями. При этом целевые участники охотнее воспримут сообщение, которое исходит от того, кому они доверяют.
Чтобы помочь командам быстрее приступить к работе в облаке, мы создали набор настраиваемых шаблонов электронных писем и баннеров объявлений, которые можно использовать для информирования сотрудников о запуске облачных продуктов.
Что такое баннеры объявлений?
Баннеры объявлений — это привлекающие внимание уведомления, которые размещаются в верхней части пользовательского интерфейса продуктов Atlassian и предоставляют пользователям важную информацию в наглядном и легкодоступном виде. Настроить такие баннеры могут администраторы или сотрудники с соответствующими правами администратора в продуктах Atlassian Cloud (Jira Software и Confluence) и в продуктах Server и Data Center (JSW и Confluence).
Когда использовать приведенные шаблоны
Эти шаблоны электронных писем и баннеров объявлений призваны способствовать внедрению новых облачных продуктов до и во время миграции. Они не предназначены для привлечения внимания к самой миграции. Вы должны были сообщить своим командам о миграции еще на предыдущих этапах (на этапе оценки, планирования, подготовки, тестирования и [или] самого перехода). Как минимум за месяц до запуска пользователи должны знать о миграции, а также о сроках и причинах ее выполнения. Инструкции по информированию на предыдущих этапах см. в инструментарии для миграции в облако.
Как использовать приведенные шаблоны
- Определите, какой канал вы будете использовать для общения с пользователями. Эти шаблоны предназначены для встроенных баннеров объявлений и рассылки электронных писем, поэтому, если вы решите использовать MS Teams, Slack или другую платформу, вам потребуется соответствующим образом изменить сообщение.
- Скопируйте приведенный ниже шаблон и вставьте его в новое электронное сообщение, баннер объявления или любой инструмент общения по вашему выбору.
- Настройте [замещающий текст]. Вы найдете множество мест, где можно указать название продукта (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud и т. д.). Измените текст в зависимости от того, какой продукт (или продукты) вы запускаете.
- Добавьте дополнительный контекст, чтобы помочь пользователям понять, как и зачем организация внедряет облачные продукты Atlassian.
- Удалите все неактуальное для ваших пользователей содержимое.
- При использовании шаблонов электронной почты отправляйте электронные письма своим пользователям и предлагайте им попробовать новые продукты и оставить отзыв, ответив на ваше письмо.
СОВЕТ. Рассмотрите возможность дальнейшей индивидуализации этих шаблонов под определенные службы или отделы, которые могут иметь другой уровень осведомленности об изменении. Например, если вы впервые развертываете Confluence Cloud для финансового отдела, сообщение для его сотрудников должно отличаться от сообщения, которое вы бы отправили при развертывании Jira Software Cloud для команд разработчиков, которые уже много лет используют Jira Server.
Общение должно быть непрерывным
Приведенные шаблоны электронных писем нужны для того, чтобы вы могли представить продукты Atlassian Cloud. Когда пользователи приступят к работе, нужды в частом общении не будет. Однако соблюдать полное молчание тоже не стоит. Мы рекомендуем отправлять пользователям ежемесячную или ежеквартальную подборку новостей, чтобы информировать их о новых выпущенных функциях, аналитических данных и историях успеха в вашей организации, а также о дополнительных примерах использования, чтобы команды лучше разбирались в доступных продуктах Atlassian. Если вы уже делитесь обновлениями, связанными с набором инструментов, то просто включите изменения, касающиеся Atlassian, в существующую рассылку для ИТ-команд.
СОВЕТ. Подпишитесь на дорожную карту Atlassian Cloud и узнавайте о новых облачных функциях, которые уже появились или появятся в ближайшее время, чтобы подготовить своих пользователей.