7 fajnych rzeczy, o których nie wiesz, że możesz je zrobić dzięki bazom danych Confluence
Przeglądaj tematy
Bazy danych Confluence przekształcają rozproszone treści w uporządkowaną wiedzę wielokrotnego użytku. Zachowują się jak elastyczne, edytowalne tabele, które ułatwiają śledzenie pracy, dokumentowanie postępów oraz współpracę z zespołem — bez wykorzystywania arkuszy kalkulacyjnych.
Nawet jeśli już używasz baz danych w Confluence, możesz nie znać funkcji, które upraszczają Twój przepływ pracy. Począwszy od usprawnionego tworzenia stron po połączenia z bazą danych, oto siedem sposobów na lepsze wykorzystanie baz danych Confluence.
1. Twórz strony na podstawie bazy danych i automatycznie stosuj szablony
Tworzenie nowych stron od podstaw wymaga czasu, a formatowanie może łatwo ulec zmianie, gdy każdy członek zespołu robi to inaczej. Bazy danych Confluence ułatwiają standaryzację struktury przez generowanie stron bezpośrednio na podstawie wpisu, wraz ze spójnym szablonem.
Zacznij od użycia pola Łącze do strony i włączenia funkcji Tworzenie strony na panelu ustawień. Następnie możesz zdecydować, gdzie powinny pojawić się te nowe strony:
- Stała lokalizacja: wszystkie strony zostaną utworzone jako strony podrzędne jednej określonej strony nadrzędnej.
- Dynamiczna lokalizacja: strony pojawią się wszędzie tam, gdzie akurat edytujesz, np. w samej bazie danych lub na dowolnej stronie, na której jest osadzona.
Możesz także wybrać szablon Confluence, który będzie wzorem dla tych stron. Dzięki temu każda nowa strona ma tę samą strukturę — koniec z domysłami czy ignorowanymi szablonami. To prosty sposób na utrzymanie przejrzystości i spójności treści, niezależnie od tego, czy wprowadzasz dokumentację, wytyczne, czy notatki ze spotkania.
2. Połączenie baz danych i zachowanie nienaruszonego źródła rzetelnych informacji
Czasami jedna baza danych po prostu nie wystarczy. Być może po utworzeniu głównego kalendarza treści musisz odwoływać się do niego w narzędziu do śledzenia kampanii. Albo zarządzasz wymaganiami w wielu obszarach produktów i chcesz wszystko połączyć bez powielania pracy.
Pole łącza do wpisów umożliwia odwoływanie się do wpisów z jednej bazy danych wewnątrz innej bazy. Wyświetla pierwsze pole uporządkowane ze źródłowej bazy danych, używając pola tytułu wpisu jako nazwy wyświetlanej.
Aby uwzględnić więcej kontekstu, np. status, właściciela lub termin, dodaj pole szczegółów łącza do wpisu i wybierz wartości, które chcesz pobrać z połączonego wpisu.
Ta konfiguracja zapewnia dokładność i połączenie danych w różnych projektach, dzięki czemu każdy zespół widzi to, czego potrzebuje.
3. Osadzenie pojedynczego wpisu z bazy danych bezpośrednio na innej stronie
Możesz już osadzać całe bazy danych na stronach Confluence za pomocą inteligentnych łączy, ale czasami potrzebujesz tylko jednego konkretnego elementu. Na szczęście możesz łatwo osadzić jeden wiersz ze swojej bazy danych w dowolnym miejscu w Confluence.
Po prostu kliknij uchwyt do przeciągania obok żądanego wiersza, wybierz Kopiuj łącze do wpisu i wklej go na dowolną stronę. Automatycznie wyświetli się jako niewielka, edytowalna karta.
A teraz najlepsze: osadzona karta jest edytowalna (o ile masz uprawnienia), a wszelkie wprowadzone zmiany będą automatycznie synchronizowane wszędzie tam, gdzie została wspomniana. To prosty sposób zwracania uwagi na kluczowe informacje, takie jak zadanie, zasób lub decyzja, bez robienia bałaganu.
4. Zbiorcza edycja komórki w celu zaoszczędzenia czasu i zmniejszenia liczby błędów
Wprowadzanie tej samej zmiany w wielu wierszach nie musi być nużące. Dzięki edycji zbiorczej możesz aktualizować pola w kilka sekund — koniec z przeklikiwaniem wpisów jeden po drugim.
Po prostu wciśnij jednocześnie przycisk Shift i kliknij komórki, które chcesz zaktualizować (muszą znajdować się w tej samej kolumnie), a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Edycja zbiorcza.Wprowadź nową wartość raz, a natychmiast pojawi się w każdej wybranej komórce.
Ta funkcja świetnie nadaje się do szybkiego przypisywania właścicieli do nowych zadań, aktualizowania statusów wpisów na blogu do „W trakcie przeglądu” lub korygowania udostępnionego terminu w wielu wierszach. Ten skrót staje się niezbędny, gdy Twoja baza danych się rozrasta i jest coraz częściej aktualizowana.
5. Sortowanie według wielu pól, aby poprawić widoczność
Gdy baza danych się rozrasta, pojedyncza opcja sortowania może nie wystarczyć. Konieczne może okazać się uporządkowanie zadań według priorytetu, a następnie użycie terminu, aby zdecydować, od czego zacząć. Można też pogrupować zasoby według kategorii i wypisać je alfabetycznie, aby zachować porządek.
Takie sortowanie pozwala dokładnie kontrolować sposób porządkowania wpisów w celu wyświetlenia najważniejszych informacji. Kliknij ikonę Sortuj nad bazą danych, aby otworzyć panel sortowania, a następnie wybierz opcję Dodaj sortowanie, aby nałożyć na siebie wiele pól.
Możesz także uporządkować każde w kolejności rosnącej lub malejącej i zmienić kolejność w razie potrzeby. Jeśli na przykład kilka zadań jest oznaczonych jako „Wysoki priorytet”, możesz posortować je według terminu, aby najpilniejszą pracę przenieść na górę.
To drobna poprawka, która pomaga zespołom szybko nadawać priorytet zgłoszeniom i prezentować dane w formacie zgodnym z potrzebami interesariuszy.
6. Przeprowadzanie szybkich kalkulacji bez opuszczania Confluence
Musisz podsumowywać budżety, uśredniać wyniki ankiet lub śledzić liczbę pracowników w projekcie? Możesz to zrobić bez problemu w swojej bazie danych — nie są wymagane żadne dodatkowe arkusze kalkulacyjne.
Po prostu najedź kursorem poniżej pola liczbowego, aby wyświetlić przycisk Oblicz, lub kliknij identyfikator pola i wybierz opcję Oblicz z rozwijanego menu.
Wybierz jedną z opcji, takich jak m.in. suma, średnia, min. i maks. Możesz także policzyć wartości, puste pola lub unikalne wpisy, co świetnie sprawdza się przy śledzeniu budżetu, określaniu skuteczności kampanii lub wyników zadowolenia klienta.
Chcesz jeszcze bardziej ułatwić dodawanie odnośników do Twoich tabel? Przejdź do ustawień widoku, wybierz układ tabeli i włącz Wpisy liczbowe, aby automatycznie ponumerować każdy wiersz.
Te wbudowane narzędzia pomagają szybciej działać i podejmować mądrzejsze decyzje dzięki już posiadanym danym. Bez eksportowania czy przełączania kart — po prostu czyste analizy w czasie rzeczywistym bezpośrednio w Confluence.
7. Edycja metadanych strony Confluence prosto z Twojej bazy danych
Zarządzanie metadanymi na dziesiątkach stron Confluence, takich jak wpisy na blogu lub dokumentacja, nie musi być ręczną harówką. Dzięki odpowiedniej konfiguracji możesz aktualizować statusy i etykiety stron w jednym widoku bazy danych.
Aby zarządzać wszystkim w jednym miejscu, zacznij od wprowadzenia swoich stron do bazy danych. Możesz to zrobić zbiorczo, korzystając z opcji importu Confluence (znajdującej się w sekcji Szablony i import w menu konfiguracji), lub dodać pole łącza do strony i wyszukać strony, aby dodawać je pojedynczo.
Następnie dodaj pola Status strony lub Etykieta strony, aby wyświetlić metadane z każdego z nich. Pola te pozostają zsynchronizowane z połączonymi stronami, dlatego gdy aktualizujesz status lub tag w bazie danych, zmiany pojawiają się natychmiast na oryginalnej stronie.
Ta usprawniona konfiguracja ułatwia zarządzanie dużymi ilościami treści bez zwyczajowej wymiany informacji. Możesz śledzić, aktualizować i dostosowywać wszystko w jednym miejscu.
Bonus: połącz to wszystko razem dzięki widokom i układom
Widoki i układy sprawiają, że Twoje bazy danych są nie tylko funkcjonalne, ale i przyjazne dla użytkownika. Niezależnie od tego, czy organizujesz zadania, zasoby czy dokumentację, właściwy widok może ułatwić zrozumienie informacji i podjęcie działań.
Wybierz jedną z trzech opcji układu —-tabelę, kartę lub tablicę — aby dopasować zawartość do odbiorców. Przykładowo zastosuj:
- Widok tabeli w przypadku uporządkowanych danych i osi czasu projektu
- Widok karty w celu przeglądania kreatywnych zasobów lub pomysłów na blogi
- Widok tablicy (w stylu Kanban) w przypadku przepływów pracy i śledzenia zadań
Możesz także dostosować każdy widok za pomocą filtrów, sortowania i ukrytych pól, aby dokładnie kontrolować to, co się wyświetla. Potrzebujesz spojrzenia z wielu perspektyw na te same dane? Twórz i zapisuj dostosowane widoki — dzięki temu kierownictwo zyskuje ogólny przegląd, podczas gdy Twój zespół widzi tylko zadania, które są dla niego ważne.
Ta elastyczna konfiguracja pozwala koordynować działania bez powielania danych i utrzymywania oddzielnych stron.
Odblokuj to, co można dzięki bazom danych Confluence
Baza danych Confluence to coś więcej niż tabele — to potężny system, który pomaga zespołowi szybciej planować, efektywniej współpracować i zachować zgodność. Niezależnie od tego, czy zarządzasz treścią, czy śledzisz wyniki, te funkcje mogą wnieść przejrzystość i porządek do Twojego przepływu pracy.
Zacznij skromnie od jednej tabeli. Następnie ułóż warstwy funkcji, takich jak tworzenie stron na podstawie szablonów, połączone wpisy i niestandardowe widoki, aby ograniczyć problemy i zapewnić przejrzystość szybko rozwijających się projektów.
Zacznij dziś od baz danych Confluence i zobacz, o ile więcej Twój zespół może osiągnąć przy mniejszym wysiłku i większej przejrzystości.