Usprawnienie przepływów pracy w Confluence za pomocą automatyzacji
Przeglądaj tematy
Aktualizowanie stron Confluence i zachowanie zgodności w zespole wymaga wysiłku. Ręczne wysyłanie przypomnień, archiwizowanie starych treści i konfigurowanie stron projektów od zera wydłuża i utrudnia pracę, która powinna przebiegać szybciej.
Automatyzacja Confluence to zmienia. Za sprawą intuicyjnych szablonów, narzędzi bez potrzeby kodowania oraz wsparcia ze strony sztucznej inteligencji pomaga ona zespołom eliminować powtarzające się zadania, dzięki czemu mogą skupić się istotnej pracy — nie są wymagane żadne umiejętności techniczne.
Podczas niedawnego webinarium Atlassian eksperci ds. produktów opowiedzieli, jak zespoły mogą usprawnić przepływy pracy za pomocą automatyzacji w Confluence. Oto najważniejsze wnioski i sposoby ich wykorzystania w praktyce.
Jak automatyzacja pomaga zespołom pracować mądrzej
Automatyzacja Confluence pozwala zespołom oszczędzać czas. Zamiast wyszukiwać stare strony lub ręcznie zarządzać zadaniami, automatyzacja obsługuje powtarzające się elementy, dlatego praca toczy się bez ciągłej kontroli.
Za pomocą kilku kliknięć możesz ustanowić reguły wyzwalane w wyniku upływu określonego czasu, wystąpienia aktywności lub zmiany na stronie.
Nie trzeba pisać kodu i nie jest to trudne do opanowania. Nawet zespoły nieznające Confluence mogą rozpocząć pracę w ciągu kilku minut.
Zespoły takie jak Rivian już widzą wyniki. Automatyzując rutynową pracę, oszczędzają do 60 godzin miesięcznie. Ten czas spędzają teraz na planowaniu strategicznym, a nie na bezproduktywnej pracy.
Aktualizowanie treści i pracy
W miarę rozwoju projektów szybko przybywa przestarzałych stron. To zaśmieca przestrzeń i utrudnia znalezienie tego, co istotne. Automatyzacja pomaga utrzymać porządek i przydatność treści bez konieczności ręcznego przeglądania jej całości.
Przykładowo możesz zaplanować regułę uruchamianą co miesiąc, aby identyfikować strony, które nie były aktualizowane ani wyświetlane od sześciu miesięcy. Kiedy nieaktualna strona zostanie oznaczona, automatyzacja może ją zarchiwizować. Do właściciela strony trafia wiadomość e-mail wyjaśniająca, dlaczego usunięto stronę, i zawierająca łącze umożliwiające jej przejrzenie lub przywrócenie w razie potrzeby.
Automatyzację możesz wykorzystać także w celu usprawnienia powtarzających się zadań, takich jak notatki ze spotkań. Kiedy ktoś publikuje dokument ze spotkania, Rovo, oparty na sztucznej inteligencji asystent firmy Atlassian, może podsumować stronę i wysłać ją pocztą elektroniczną do uczestników. Można go nawet automatycznie oznaczyć na podstawie treści, aby łatwiej go później znaleźć.
Porada eksperta: użyj etykiet, takich jak „notatki ze spotkań”, „wersja robocza” lub „przegląd potrzeb”, aby pomóc zespołowi szybko filtrować treści. Użyj reguł w celu automatycznego stosowania etykiet na podstawie tytułu strony lub użytego szablonu.
Dostarczenie odpowiednich informacji do właściwych zespołów
Gdy zbliżają się terminy lub zmieniają statusy stron, zespoły muszą o tym wiedzieć bez szukania aktualizacji czy przełączania się między aplikacjami. Automatyzacja dba o wprowadzenie właściwych osób we właściwym czasie.
Można na przykład stworzyć regułę, która wysyła wiadomość Slack lub Microsoft Teams, gdy nadchodzi termin zadania lub gdy strona zmienia status z „W toku” na „Gotowa do przeglądu”. Te aktualizacje pojawiają się automatycznie, pomagając zespołom działać szybko bez szukania kontekstu.
Możesz także użyć automatyzacji, aby uruchomić zadania uzupełniające po opublikowaniu strony — np. przypisanie kogoś do jej przeglądu, ustawienie przypomnienia o jej późniejszej aktualizacji, a nawet wysłanie jej do innego zespołu w celu zatwierdzenia.
Porada eksperta: spróbuj dodać wartości inteligentne Confluence w celu dostosowania powiadomień za pomocą nazw strony, jej autorów i łączy, aby czytelnicy od razu otrzymali pełny obraz.
Standaryzacja pracy zespołu
Kiedy zespoły rozpoczynają nowe projekty, czysta kartka może je spowolnić. Dzięki automatyzacji możesz skonfigurować uporządkowane procesy, które prowadzą zespoły naprzód, nie wymagając dodatkowych instrukcji.
Możesz na przykład utworzyć regułę automatyzacji, która generuje pełny zestaw stron — takich jak notatki początkowe, narzędzie do śledzenia zadań i dokument zawierający cele — za każdym razem, gdy ktoś tworzy nową przestrzeń projektową.
To pomaga każdemu zespołowi zacząć od tej samej podstawy i nie wymaga ręcznej konfiguracji.
Inteligentne przyciski dodają kolejną warstwę do struktury. Przykładowo szablon planu kampanii może zawierać przycisk oznaczający plan jako ostateczny, powiadamiający kierownictwo i archiwizujący wersję roboczą — wszystko za jednym kliknięciem.
Porada eksperta: nie wiesz, co najpierw zautomatyzować? Zidentyfikuj zadania, które Twój zespół powtarza co tydzień, takie jak tworzenie stron początkowych lub otagowanie dokumentów do przeglądu. Jeśli robisz coś więcej niż dwa razy, to świetny kandydat do automatyzacji.
Dzień z automatyzacją: inteligentniejsze wprowadzanie produktów dzięki Confluence
W demonstracji podczas webinarium fikcyjna firma logistyczna z branży ochrony zdrowia, Vitafleet, przygotowała się do wprowadzenia nowego produktu: FleetFlow. Aby przyspieszyć prace bez chodzenia na skróty, ich zespoły postawiły na automatyzację w Confluence.
Zespół marketingowy rozpoczął od dodania inteligentnego przycisku do swojej strony kampanii. Jedno kliknięcie powodowało aktualizację statusu, oznaczenie dokumentu jako „W toku” i wysłanie wiadomości Slack do współpracowników, a wszystko to bez opuszczania strony.
Tymczasem zespół produktowy wykorzystał Rovo, aby podsumować szczegółowy dokument dotyczący wymagań produktowych i podzielić się najważniejszymi informacjami z inżynierami.
Żadnego kopiowania i wklejania czy dodatkowych wiadomości e-mail. Wyłącznie czyste, spójne aktualizacje dostarczane automatycznie.
Aby uniknąć bałaganu podczas pracowitej premiery, ustalono powtarzającą się regułę archiwizowania wszelkich treści, z których nie korzystano od sześciu miesięcy. Dzięki temu w przestrzeniach roboczych panowało skupienie, a liczba elementów rozpraszających uwagę została ograniczona.
Te automatyzacje działały w tle, pomagając zespołowi zaoszczędzić czas, ograniczyć liczbę błędów i utrzymać proces wprowadzania produktu na dobrej drodze.
Szybkie sposoby na rozpoczęcie
Automatyzacja jest elastyczna i nie potrzeba skomplikowanych zasad, aby zobaczyć wyniki. Oto kilka prostych sposobów na rozpoczęcie:
- Wysyłaj przypomnienia o aktualizacji stron roboczych: ustanów regułę informowania właścicieli stron, jeśli wersja robocza nie została zaktualizowana od dwóch tygodni.
- Automatycznie otagowuj treści dla zespołów wewnętrznych: gdy strona jest publikowana w określonym miejscu, automatycznie dodawaj etykiety specyficzne dla zespołu, takie jak „Marketing” lub „Wsparcie”.
- Uprość dokumenty wdrożeniowe: kiedy dołącza nowy członek zespołu, generuj listę kontrolną zawierającą kroki wdrażania i zasoby do przejrzenia.
- Powiadom lidera zespołu, gdy cele zostaną zaktualizowane: kiedy strona otagowana celami zespołu zostanie zmieniona, uruchom aktualizację Slack lub e-mail.
- Zaplanuj kwartalne przeglądy treści: stwórz regułę przypominającą właścicielom stron o przeglądach kluczowych dokumentów co 90 dni, aby pomóc zespołom zachować świeżość treści bez ręcznego sprawdzania.
Pomysły te nie tylko oszczędzają czas — one nadają impet. Im więcej automatyzujesz, tym bardziej spójne stają się Twoje przepływy pracy, pozwalając zespołowi skupić się na ogólnych celach.
Rozpoczęcie automatyzacji w Confluence
Automatyzacja Confluence pomaga zespołowi pracować mądrzej, zachować porządek i skupić się na tym, co najważniejsze. Niezależnie od tego, czy zarządzasz wielofunkcyjnym projektem, czy utrzymujesz dokumentację w dobrym stanie, automatyzacja przejmuje powtarzalne zadania, aby Twój zespół nie musiał ich wykonywać.
Zacząć jest łatwo, nawet jeśli nie znasz Confluence. Używaj szablonów, inteligentnych przycisków i narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, aby tworzyć lepsze przepływy pracy — bez zapisania ani jednej linii kodu.
Chcesz wypróbować? Zarejestruj się w Confluence i zacznij budować inteligentniejsze i szybsze przepływy pracy dzięki automatyzacji.