7 geweldige dingen waarvan je niet wist dat je ze kon doen met Confluence-databases
Onderwerpen zoeken
Confluence-databases zetten verspreide inhoud om in georganiseerde, herbruikbare kennis. Ze werken als flexibele, bewerkbare tabellen die het bijhouden van werk, het documenteren van de voortgang en het samenwerken met je team eenvoudiger maken, zonder afhankelijk te zijn van spreadsheets.
Zelfs als je al databases gebruikt in Confluence, mis je misschien functies die je workflow vereenvoudigen. Van gestroomlijnde paginacreatie tot databaseverbindingen, hier zijn zeven manieren om alles uit Confluence-databases te halen.
1. Pagina's aanmaken vanuit een database en automatisch een sjabloon toepassen
Het kost tijd om vanaf nul nieuwe pagina's te maken en de indeling wijkt snel af wanneer elk teamlid het anders doet. Met Confluence-databases kun je eenvoudig je structuur standaardiseren door pagina's rechtstreeks op basis van een invoer te genereren, compleet met een consistente sjabloon.
Begin door een veld Paginalink te gebruiken en Pagina aanmaken in te schakelen in het venster met instellingen. Eenmaal ingeschakeld, kun je beslissen waar die nieuwe pagina's moeten worden weergegeven:
- Vaste locatie: alle pagina's worden aangemaakt als onderliggende pagina's van een specifieke bovenliggende pagina.
- Dynamische locatie: pagina's worden overal weergegeven waar je momenteel aan het bewerken bent, zoals de database zelf of elke pagina waarop deze is ingesloten.
Je kunt ook een Confluence-sjabloon kiezen om deze pagina's te volgen. Op die manier volgt elke nieuwe pagina dezelfde structuur, waardoor je niet meer hoeft te gissen en geen last meer hebt van genegeerde sjablonen. De sjabloon is een eenvoudige manier om je inhoud overzichtelijk en consistent te houden, of je nu documentatie, briefings of notulen aan het uitrollen bent.
2. Databases aan elkaar koppelen en je bron van waarheid intact houden
Soms is één database gewoon niet genoeg. Misschien heb je een masterinhoudskalender gemaakt en moet je ernaar verwijzen via een campagnetracker. Of je beheert de vereisten voor meerdere productgebieden en wilt alles met elkaar verbinden zonder dubbel werk te doen.
Met het veld Invoerlink kun je in de ene database verwijzen naar invoer uit een andere database. Het toont het eerste aangevraagde veld uit de brondatabase, met het titelveld van de invoer als weergavenaam.
Om meer context toe te voegen, zoals status, eigenaar of vervaldatum, voeg je een veld met details van de invoerlink toe en kies je welke waarden je wilt ophalen uit de gekoppelde invoer.
Deze configuratie zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig en verbonden blijven tussen projecten, terwijl elk team een overzicht krijgt dat aan hun behoeften voldoet.
3. Een enkele database-invoer rechtstreeks op een andere pagina insluiten
Misschien heb je al een volledige database ingesloten op Confluence-pagina's met behulp van Smart Links, maar soms heb je maar één specifiek item nodig. Gelukkig kun je overal in Confluence eenvoudig een enkele rij uit je database insluiten.
Klik op de sleepfunctie naast de gewenste rij, kies Link naar invoer kopiëren en plak deze op een willekeurige pagina. Dit wordt automatisch weergegeven als een compacte, bewerkbare kaart.
En dit is het grootste voordeel: de ingesloten kaart kan worden bewerkt (zolang je rechten hebt), en alle wijzigingen die je aanbrengt, worden automatisch gesynchroniseerd op alle plaatsen waar deze wordt vermeld. Het is een eenvoudige manier om belangrijke details onder de aandacht te brengen, zoals een taak, asset of beslissing, en tegelijkertijd het overzicht te houden.
4. Cellen in bulk bewerken om tijd te besparen en het aantal fouten te verminderen
Dezelfde wijziging aanbrengen in meerdere rijen hoeft niet vervelend te zijn. Met bulkbewerking kun je velden binnen enkele seconden bewerken en hoef je niet meer één voor één door invoer te klikken.
Druk op Shift en klik op de cellen die je wilt bijwerken (ze moeten in dezelfde kolom staan), klik vervolgens op de rechtermuisknop en kies Bulk bewerken. Voer de nieuwe waarde één keer in en dan wordt deze onmiddellijk toegepast op elke geselecteerde cel.
Het werkt goed om eigenaren snel aan nieuwe taken toe te wijzen, de status van blogposts bij te werken naar 'Wordt beoordeeld' of om een gedeelde deadline in meerdere rijen te corrigeren. Deze snelkoppeling wordt essentieel naarmate je database wordt opgeschaald en updates vaker worden uitgevoerd.
5. Sorteren op meerdere velden voor betere zichtbaarheid
Naarmate je database groeit, is een enkele sorteeroptie misschien niet genoeg. Misschien moet je taken op prioriteit ordenen en dan de vervaldatum gebruiken om te beslissen wat er eerst komt. Of groepeer items op categorie en zet ze op alfabetische volgorde om alles overzichtelijk te houden.
Met multi-sorteren kun je precies bepalen hoe invoer wordt geordend om de belangrijkste informatie weer te geven. Klik op het pictogram Sorteren boven je database om het sorteervenster te openen en selecteer vervolgens Sortering toevoegen om meerdere velden te stapelen.
Je kunt ze ook allemaal in oplopende of aflopende volgorde zetten en ze indien nodig opnieuw rangschikken. Als bijvoorbeeld meerdere taken gemarkeerd zijn met 'Hoge prioriteit', kun je ze op vervaldatum sorteren, zodat het meest urgente werk bovenaan komt te staan.
Het is een kleine aanpassing die teams helpt om werk snel te prioriteren en gegevens te presenteren in een indeling die is afgestemd op de behoeften van de belanghebbenden.
6. Snelle berekeningen uitvoeren zonder Confluence te verlaten
Moet je budgetten optellen, gemiddelde enquêtescores berekenen of het aantal projectmedewerkers bijhouden? Dit kan allemaal prima in je database. Je hebt geen extra spreadsheets nodig.
Beweeg de muisaanwijzer onder een getalveld om de knop Berekenen weer te geven, of klik op de naam van het veld en selecteer Berekenen in het vervolgkeuzemenu.
Kies uit opties zoals som, gemiddeld, min, max en meer. Je kunt ook waarden, lege velden of unieke invoer tellen, wat perfect is voor het bijhouden van je budget, campagneprestaties of klanttevredenheidsscores.
Wil je het nog gemakkelijker maken om naar je tabellen te verwijzen? Ga naar Instellingen bekijken, selecteer de lay-out Tabel en schakel Getalinvoer in om elke rij automatisch te nummeren.
Deze ingebouwde tools helpen je sneller te handelen en slimmere beslissingen te nemen met de gegevens die je al hebt. Je hoeft niet te exporteren of van tabblad te wisselen. Je krijgt heldere, realtime inzichten rechtstreeks in Confluence.
7. Metagegevens van de Confluence-pagina rechtstreeks bewerken vanuit je database
Het beheren van metagegevens op tientallen Confluence-pagina's, zoals blogposts of documentatie, hoeft niet uit te draaien op handmatig ploeteren. Met de juiste instellingen kun je paginastatussen en labels bijwerken vanuit één databaseweergave.
Om alles op één plek te beheren, moet je beginnen met het opnemen van je pagina's in de database. Je kunt dit in bulk doen met de optie Confluence-import (te vinden onder Sjablonen en importeren in het instellingenmenu) of je kunt een veld Paginalink toevoegen en naar pagina's zoeken om ze één voor één toe te voegen.
Als je pagina's zijn geïmporteerd, voeg je de velden Paginastatus of Paginalabel toe om de metagegevens van elke pagina weer te geven. Deze velden blijven gesynchroniseerd met de gelinkte pagina's, dus als je een status of tag in de database bijwerkt, wordt dat meteen op de originele pagina weergegeven.
Deze gestroomlijnde configuratie maakt het eenvoudiger om grote hoeveelheden inhoud te beheren zonder het gebruikelijke heen en weer schakelen. Je kunt alles volgen, bijwerken en afstemmen, rechtstreeks vanaf één plek.
Bonus: breng het allemaal samen met weergaven en lay-outs
Weergaven en lay-outs maken je databases niet alleen functioneel, maar ook gebruiksvriendelijk. Of je nu taken, assets of documentatie organiseert, de juiste weergave kan ervoor zorgen dat je informatie eenvoudiger kunt verwerken en er actie op kunt ondernemen.
Kies uit drie lay-outopties (tabel, kaart of bord) die passen bij de inhoud en doelgroep. Gebruik bijvoorbeeld:
- Tabelweergave voor gestructureerde projectgegevens en tijdlijnen
- Kaartweergave om creatieve assets of blogideeën te bekijken
- Bordweergave (Kanban-stijl) voor workflows en het volgen van taken
Je kunt ook elke weergave verfijnen met filters, sortering en verborgen velden om precies te bepalen wat er verschijnt. Heb je meerdere perspectieven nodig op dezelfde gegevens? Maak aangepaste weergaven en sla ze op zodat het management een totaaloverzicht krijgt, terwijl je team alleen de taken ziet die voor hen belangrijk zijn.
Deze flexibele configuratie zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft zonder gegevens te dupliceren of afzonderlijke pagina's te onderhouden.
De mogelijkheden van Confluence-databases
Confluence-databases zijn meer dan tabellen: ze zijn een krachtig systeem dat je team helpt sneller te plannen, effectiever samen te werken en op één lijn te blijven. Of je nu inhoud beheert of producten bijhoudt, deze functies kunnen je workflow duidelijkheid en structuur geven.
Begin klein met een enkele tabel. Voeg dan functies toe zoals het maken van sjabloonpagina's, gekoppelde invoer en aangepaste weergaven om frictie te verminderen en duidelijkheid te brengen in snel evoluerende projecten.
Ga vandaag nog aan de slag met de Confluence-databases en kijk hoeveel meer je team kan bereiken met minder inspanning en meer duidelijkheid.