Microsoft Word: Diese 8 Profi-Tricks kennen Sie noch nicht

Microsoft Word ist eines der meistgenutzten Programme der Welt und vollgepackt mit Funktionen. Sie müssen es nur zu bedienen wissen. Wir zeigen Ihnen einige fortgeschrittene oder sogar fast unbekannte Bereiche von Word. Damit Sie diese Textverarbeitung voll ausreizen können.

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Automatische Formatierung stoppen

Von allen Dingen, die Word-Nutzer als besonders störend empfinden, ist die automatische Formatierung wahrscheinlich das am häufigsten genannte. Word will Ihnen ständig mit der automatischen Formatierung unter die Arme greifen.

Word hat schon immer darauf bestanden, Text unter Beibehaltung der Formatierung einzufügen. Ein Update hat nun jedoch Einstellungen hinzugefügt, mit denen Sie festlegen können, wie Sie das standardmäßig tun möchten.

Sie können also bestimmen, dass “Strg+V” nur Text mit derselben Formatierung wie der umgebende Text einfügt. Außerdem gibt es eine neue Option namens “Formatierung zusammenführen“, die die Formate Fett/Kursiv/Unterstrichen/Überstrichen und Liste beibehält, aber die Zielschriftart, -farbe und -größe anpasst.

So können Sie etwa eine formatierte Liste aus einem Dokument in “Helvetica” in ein Dokument in der Word-Standardschriftart “Aptos” kopieren.

Das Programm ändert beispielsweise einen Absatz, der mit einer Zahl beginnt, automatisch in eine nummerierte Liste, sobald Sie die Eingabetaste drücken. Sie können dieses Verhalten ganz einfach in den Einstellungen ändern.

Gehen Sie dafür zu Datei -> Optionen -> Sprachsteuerung. Klicken Sie auf die “Autokorrektur-Optionen“ und wählen Sie die Registerkarte “Automatisches Format“. Hier finden Sie viele Optionen wie automatische Aufzählungszeichen. Diese können Sie mit einem Häkchen aktivieren oder deaktivieren.

Ebenfalls ärgerlich für viele Word-Nutzer ist die Tatsache, dass die Software darauf besteht, immer ganze Wörter zu markieren. Wenn Sie etwa einen Satz vom ersten Buchstaben bis zur Hälfte des vierten Wortes löschen möchten, kann es unmöglich sein, die Hervorhebung so einzustellen, dass durch einmaliges Drücken der Rückschritttaste nur dieser Teil des Satzes gelöscht wird. Denn sobald Sie ein Leerzeichen passieren, beginnt Word mit der Hervorhebung eines ganzen Wortes und nicht eines einzelnen Zeichens.

Das kann behoben werden, indem Sie Datei -> Optionen -> Erweitert öffnen und das Häkchen bei “Automatische Hervorhebung ganzer Wörter” entfernen. Sie können außerdem die Option “Absatzmarkierung anpassen” deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, dass Word automatisch eine neue Absatzmarkierung hinzufügt, wenn Sie einen ganzen Absatz auswählen.

Standard-Stylesheets ändern

Haben Sie sich jemals gefragt, warum Word mehrere Stylesheets mit blauem Text bietet? Oder wie Sie die Standardschriftarten in neuen Dokumenten ändern können? Mittlerweile ist das erstaunlich einfach.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Formatvorlage, zum Beispiel “Überschrift 1” und wählen Sie “Ändern“. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, wie den Wechsel zu schwarzem Text oder die Änderung der Schriftart.

Wenn Sie zufrieden sind: Klicken Sie auf “Neue Dokumente auf der Grundlage dieser Vorlage” und dann auf “OK”, um die Änderungen in der Standardvorlage zu speichern. Wenn Sie Änderungen an der Stilvorlage “Normal ” vornehmen, wirkt sich das auch auf mehrere andere Vorlagen aus. “Keine Abstände“, “Zwischenüberschrift“, “Zitat“, “Fettes Zitat” und “Auflistung” haben etwa die gleiche Schriftart wie “Normal“.

Suchfunktion beherrschen

Word verfügt auch über eine Suchfunktion. Wahrscheinlich sind Sie auch mit der etwas fortgeschritteneren Funktion “Suchen und Ersetzen” vertraut. Aber die Suchfunktion von Word ist noch viel leistungsfähiger. Sie können hier nach Funktionen suchen, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht haben.

Klicken Sie auf die Funktion “Suchen” rechts neben den Schriftarten in der Multifunktionsleiste und dann auf “Erweiterte Suche“.

Das Dialogfeld, das sich öffnet, hat drei Registerkarten, auf denen “Ersetzen” die übliche Funktion zum Suchen und Ersetzen ist. “Gehe zu” ist eine Möglichkeit, um schnell zu einer Seitennummer oder einem Lesezeichen zu gelangen. In der Registerkarte “Suchen” verbergen sich hinter der Schaltfläche “Mehr”, eine Reihe von Einstellungen für die Suche (zum Beispiel nur nach ganzen Wörtern suchen oder Satzzeichen ignorieren).

Außerdem gibt es zwei Dropdown-Menüs mit zusätzlichen Suchfunktionen. In “Format” können Sie nach Textteilen suchen, die etwa eine bestimmte Schriftart verwenden oder kursiv geschrieben sind. Das Menü “Spezial” wird verwendet, um unter anderem Sonderzeichen wie Zeilenumbrüche und Leerzeichen zu finden.

Aufgezeichnete Anrufe transkribieren

Word verfügt jetzt über eine integrierte KI-basierte Transkriptionsfunktion, mit der das Tool aufgezeichnete Anrufe als Text ausgeben kann. Klicken Sie einfach auf “Diktieren” auf der rechten Seite der Registerkarte “Start” in der Multifunktionsleiste und wählen Sie “Transkribieren“. Die Funktion wird in der rechten Spalte geöffnet.

Wählen Sie Deutsch, wenn es nicht bereits voreingestellt ist, und klicken Sie auf “Audio hochladen“, um eine Aufnahme an die Microsoft-Server zu senden. Die Transkription kann eine Weile dauern. Wenn sie fertig ist, klicken Sie auf “Zum Dokument hinzufügen“, wo Sie vier Optionen zur Verfügung haben, wie der Text formatiert werden soll (mit oder ohne Sprecher und Zeitstempel).

Als ich die Funktion getestet habe, war der fertige Text gespickt mit Fehlern. Aber das Tool funktioniert gut genug, um den Kontext zu verstehen.

Dokumente mit anderen teilen und bearbeiten

Mittlerweile ist es ganz einfach, Nutzer zur Bearbeitung von Dokumenten in Word, Excel und Powerpoint einzuladen. Dokumente können Sie entweder in den Desktop-Anwendungen oder in den Web-Apps bearbeiten.

Stellen Sie zunächst sicher, dass das Dokument auf Onedrive gespeichert ist. Klicken Sie dann auf “Teilen” in der oberen rechten Ecke. Hier gibt es zwei Optionen: Einladen und Freigeben für ausgewählte Personen oder Erstellen eines Links. Ersteres ist natürlich etwas sicherer, aber wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Kollegen nicht kennen, ist der Link einfacher.

Wenn mehr als ein Benutzer ein Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat, kann jeder sehen, an welcher Stelle des Dokuments die anderen arbeiten. Dadurch verringert sich das Risiko von Bearbeitungskonflikten, die entstehen können, wenn zwei Personen gleichzeitig Änderungen an derselben Stelle vornehmen. Sollte es dennoch zu einem Konflikt kommen, hilft Word, diesen zu lösen.

Lesen und Wiederherstellen älterer Dokument-Versionen

Das Speichern Ihrer Dokumente auf Onedrive bietet Ihnen mehrere Vorteile gegenüber dem lokalen Speichern. Einer davon ist das automatische Speichern. Ein weiterer Vorteil ist die Speicherung des Versionsverlaufs in Onedrive. Auf diese Weise können Sie auch auf frühere Versionen des Dokuments zurückgreifen.

So finden Sie ältere Versionen:

1. Öffnen Sie das Dokument in Onedrive.
2. Klicken Sie oben im Word-Fenster auf den Dateinamen.
3. Wählen Sie die Option “Versionsverlauf” und die aktuelle Version wird angezeigt, mit einer Liste der zuvor gespeicherten Versionen auf der rechten Seite.
4. Klicken Sie auf eine frühere Version, um sie anzuzeigen.
5. Sie können die alte Version wiederherstellen, indem Sie auf die Schaltfläche “Wiederherstellen” im gelben Streifen unterhalb der Symbolleiste klicken, oder Sie kopieren Text, den Sie dann in ein neues Dokument oder in die zuletzt gespeicherte Version einfügen können.

Zeichnen

In Word können Sie Bilder und Formen in Dokumente einfügen. Aber wussten Sie, dass es auch Zeichenwerkzeuge gibt? Sie können sowohl mit Touchscreen und Stylus als auch mit Maus und Trackpad verwendet werden.

Klicken Sie auf den Menüreiter “Zeichnen”, um die unterschiedlichen Optionen zu sehen. Auf der linken Seite finden Sie Stifte, Radiergummis und zwei Arten von Markern. Als nächstes kommt die Schaltfläche “Zeichnen mit Ihrem Finger“, die im Grunde nur zwischen dem Zeichenmodus und der Textbearbeitung umschaltet.

Die Schaltfläche “Lineal” legt ein virtuelles Lineal über das Dokument. So können Sie gerade Linien zeichnen. Um den Winkel des Lineals zu ändern, halten Sie einfach den Mauszeiger über das Lineal und drehen Sie das Scrollrad (oder ziehen Sie mit zwei Fingern auf dem Trackpad). Um es zu verschieben, klicken und ziehen Sie.

Andere Funktionen sind nicht so interessant, außer vielleicht “Freihand in Gleichung“, die es Ihnen erleichtert, Formeln und Gleichungen mit korrekter Formatierung einzufügen.

KI-Schreibhilfe mit Microsoft Editor

Microsoft Editor ist eine moderne, KI-basierte Erweiterung der klassischen Rechtschreib- und Grammatikprüfung, die seit vielen Jahren in Word enthalten ist. Die Funktion ist in Word und Outlook auf Windows und Mac integriert, aber auch als Erweiterung für Chromium-basierte Browser wie Edge und Chrome verfügbar.

In Word finden Sie den Editor unter dem Menüpunkt “Editor” auf der rechten Seite der Registerkarte “Start” in der Multifunktionsleiste. Er wird in einer Spalte auf der rechten Seite des Fensters geöffnet. Am oberen Rand des Editors wird eine Bewertung des Dokuments in Form einer Prozentzahl angezeigt.

Wenn Sie die verschiedenen Fehler beheben, die die KI gefunden hat, erhöht sich der Prozentsatz. Unterhalb der Bewertung finden Sie vier Abschnitte: “Korrekturen” der Rechtschreib- und Grammatikfehler, “Feinschliff” mit Änderungsvorschlägen, “Ähnlichkeit” im Vergleich zu Ihren Textquellen und “Einblicke“. Bei Letzterem handelt es sich um die Lesbarkeitsstatistik mit Zahlen wie der Anzahl der Sätze pro Absatz und der Anzahl der Wörter pro Satz.

Klicken Sie auf jede Unterkategorie, um die Vorschläge des Editors durchzugehen. Wie bei der alten Rechtschreibfunktion können Sie Wörter ändern, ignorieren, dem Glossar hinzufügen und andere Änderungsvorschläge befolgen oder ignorieren.

Die besten Word-Alternativen

Es gibt eine Vielzahl von Programmen zum Schreiben und Verarbeiten von Text. Wenn Sie das Abo-Modell nicht mögen oder Word zu unhandlich finden, gibt es viele Alternativen. Ich habe ich meine Empfehlungen nach Bedarf kategorisiert:

Einfache Bedürfnisse? Word Online oder Google Docs
Wenn Sie nicht unbedingt ein vollwertiges Windows-Programm benötigen, können Sie auch mit Word Online – in kostenlosen Konten enthalten – oder Google Docs auskommen. Beide verfügen über alle üblichen Funktionen, die Sie für die Textverarbeitung benötigen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Texte gemeinsam mit anderen zu bearbeiten.

Vollgepackt mit Funktionen? Libreoffice Writer
Das Programm, das einem vollständigen Word-Klon am nächsten kommt, ist Libreoffice Writer. Wie Word ist es vollgepackt mit Funktionen für alle Arten der Textverarbeitung. Die Open-Source-Software können Sie sich kostenlos herunterladen und nutzen.

Möchten Sie layouten? Scribus oder Affinity Publisher
Scribus ist ein leistungsstarkes Open-Source-Programm. Wenn Sie kostenpflichtige Programme nicht scheuen, ist Affinity Publisher ausgefeilter und ähnelt mit seinen sehr leistungsstarken Funktionen Adobe Indesign. Der Einstieg ist dabei recht einfach.

Schreiben Sie ein Buch oder eine Doktorarbeit? Scrivener
Das kostenpflichtige Programm Scrivener ist bei Schriftstellern, Übersetzern, Journalisten, Juristen und Akademikern sehr beliebt. Und das aus gutem Grund. Das Tool macht die Arbeit mit langen Texten wirklich einfacher.