Digitale Zeiterfassung: Transparente Übersicht der Arbeitszeiten von Mitarbeitern

Die Zeiterfassung von Mitarbeitern ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Unternehmens. Vor allem in Zeiten, in denen viele Mitarbeiter mobil oder im Homeoffice arbeiten, sind Lösungen notwendig, die einfach zu bedienen sind, zuverlässig funktionieren und flexible Möglichkeiten bieten, Arbeitszeiten zu erfassen. Nur eine mobil verfügbare, digitale Zeiterfassung stellt sicher, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter leicht erfassbar, optimal zu überblicken und vor allem unproblematisch eingetragen werden können.

Thomas Joos

Sinnvoll ist bei digitalen Zeiterfassungen, dass diese auch möglichst mit der Projekt- und Aufgabenplanung im Unternehmen zusammenarbeiten. Zur Erfassung von Kundenabrechnungen ist eine Verbindung mit dem jeweiligen CRM- und Rechnungstool ebenfalls ein wichtiger Faktor. Lösungen, wie der Online-Arbeitsplatz von Bitrix24 bieten so etwas, teilweise sogar kostenlos. Eine weitere Lösung in diesem Bereich ist Papershift. Hier fehlen allerdings die CRM-Funktionen und die Zusammenarbeit von Teams.

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Unternehmen müssen in diesem Fall noch parallel andere Dienste neben Papershift nutzen. Das ist bei vielen Tools in diesem Bereich so. Wollen Unternehmen noch mehr Prozesse mobil und digital zur Verfügung stellen, sind oft verschiedene Lösungen notwendig. Das ist nicht immer ideal, da sich auch die Bedienung unterscheidet und Mitarbeiter mehrere Zugänge brauchen.

Mobile Zeiterfassung ist ein wichtiges Fundament für den Erfolg eines Unternehmens

In vielen Fällen ist eine Zeiterfassung auf Basis einer Cloud-Lösung sinnvoll, da diese zuverlässig überall flexibel verfügbar ist. Bei cloudbasierten Zeiterfassungen ist darüber hinaus keine eigene Hard- und Software notwendig und Mitarbeiter können von überall ihre Arbeitszeiten erfassen. Dadurch behalten Verantwortliche im Unternehmen die Kontrolle über die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern im Büro, mobil und im Homeoffice. Außerdem lassen durch eine effektive Zeiterfassung die Arbeitsfortschritte von Mitarbeitern verfolgen, unabhängig, ob diese im Büro arbeiten, mobil oder eben bei sich zu Hause.

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Neben Bitrix24 und Papershift gibt es in diesem Bereich noch Clock:do, mite und Jephi. Alle diese Lösungen bieten aber keinen CRM-Bereich, meistens keine umfassende Automatisierung und konzentrieren sich darauf, nur eine Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen. Das funktioniert gut, aber in den meisten Fällen ist die Koppelung mit einer Projekt- und Aufgabenverwaltung sowie einem CRM-System sinnvoll, vor allem da die Bedienung in einer einheitlichen Oberfläche stattfindet und ein gemeinsames Datenfundament vorhanden ist. Generell sollten Unternehmen genau prüfen, ob sie bei der Anschaffung einer digitalen Zeiterfassung nicht noch weitere Dienste unter einer gemeinsamen Plattform zusammenfassen. Das bietet große Vorteile, spart Investitionen und verbessert deutlich die Arbeitsabläufe. 

Arbeitszeiten erfassen, Anwesenheit messen und Arbeitsberichte erstellen

Durch die Möglichkeit, online Zeiten erfassen zu können, stehen „Stempeluhren“ bei modernen Lösungen überall online zur Verfügung. Die Mitarbeiter entscheiden dadurch selbst, von welchem Gerät aus sie sich an ihren Arbeitsplatz anmelden. Dabei kann es sich von unterwegs um ein Smartphone oder um ein Notebook handeln, um den Büro-PC im Unternehmen oder um ein Gerät im Homeoffice. Genau diese Flexibilität erhöht die Akzeptanz, maximiert den Nutzen und vereinfacht vor allem bürokratische Vorgänge, wie die dringend notwendige Arbeitszeiterfassung.

Thomas Joos

Eine moderne Zeiterfassung beherrscht natürlich auch Abwesenheitslisten, digitale Dienstpläne und kann die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern messen. Hier sind schlussendlich tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitsberichte hilfreich, auch bei der externen Abrechnung von Mitarbeitern gegenüber Kunden, wie es oft bei Dienstleistern der Fall ist. Am Beispiel von Bitrix24 können Mitarbeiter ihren Arbeitstag durch das Menü im oberen Bereich der Weboberfläche starten, indem sie auf „Arbeitstag starten“ klicken.

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Zeit- und Personalressourcen optimal einsetzen

Eine ideale Zeiterfassung, die cloudbasiert überall da zur Verfügung steht, wo Mitarbeiter diese brauchen, ist die ideale Basis für die Optimierung von Prozessen und Workflows. Schlussendlich spart eine solche Lösung umfassend wertvolle und rare Personalressourcen und die Zeit von Mitarbeitern. Dazu kommt die Unterstützung durch Vorlagen, zum Beispiel für Workflows. Eine bekannte und beliebte Lösung im Bereich der HR-Automatisierung ist auch hier wieder Bitrix24.

Der Online-Arbeitsplatz für mobile Mitarbeiter hilft bei der Planung von Projekten, dem Management von Kunden über ein CRM und stellt sicher, dass Teammitglieder optimal zusammenarbeiten, egal wo sie sich befinden. Da bei Bitrix24 alle diese Funktionen in einer Oberfläche zusammenfließen, macht das die Arbeit noch leichter, weil die Bedienung konsistent durch alle Funktionen ähnlich abläuft. Die Vorgänge dazu finden sich am Beispiel von Bitrix24 über den Menüpunkt „Automatisierung“ am linken Rand.

Thomas Joos

Tägliche Abläufe automatisieren und Mitarbeiter von Bürokratie befreien

Zum Funktionsumfang von Bitrix24 gehört auch die HR-Automatisierung, die alle bisher genannten Ansprüche an eine Zeiterfassung bietet. Diese Lösung eignet sich daher auch als Beispiel für den Einsatz einer optimalen Online-Zeiterfassung. Bei Bitrix24 stehen auch Vorlagen für Workflows bei der Zeiterfassung und in anderen Bereichen zur Verfügung. Bei genehmigungspflichtigen Prozessen, vor allem wenn mehrere Stufen von Genehmigungen notwendig sind, können automatisierte Workflows dabei helfen, dass Genehmigungen schneller erteilt und sehr viel einfacher verwaltet werden.

Vor allem Workflows, die zur täglichen Routine im täglichen Arbeitsleben gehören, verursachen oft langwierige Bürokratie, die wertvolle Arbeitszeit verschwendet. Mit HR-Automatisierung durch eine Online-Zeiterfassung lassen sich Vorgänge wie Urlaubsanträge, Kaufanträge und andere Tätigkeiten weitgehend automatisieren. Auch hier spielt es keine Rolle, wo die Mitarbeiter eingeloggt sind, die Workflows müssen zuverlässig und flexibel funktionieren. Die Verwaltung der Arbeitszeiten findet sich im Online-Arbeitsplatz von Bitrix24 über den Menüpunkt „Zeit und Berichte“ bei „Unternehmen“.

Thomas Joos

Auch hier ist Bitrix24 wieder ein gut geeignetes Beispiel, da die Lösung die Automatisierung von Abläufen durch einfach zu erstellende Workflows unterstützt. Entsprechende Vorlagen stehen ebenfalls zur Verfügung. Da Bitrix24 noch über CRM-Funktionen sowie einer Aufgaben- und Projektplanung verfügt, können diese Daten auch in diesen Komponenten eingesetzt werden. Das spart natürlich eine Menge Arbeitszeit und sorgt gleichzeitig dafür, dass die erfassten Informationen da zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Die anderen bisher erwähnten Tools bieten in diesem Bereich kaum oder keine Workflows, so gut wie keine Automatisierung und auch keinerlei Integration eines CRM-Tools für die Zuordnung von Arbeitszeiten direkt auf Kundenkonten.

Erfassen Mitarbeiter zum Beispiel Arbeitszeit im Rahmen der Abwicklung eines Kundenauftrags, lassen sich diese Zeiten über Aufgaben in der Projektplanung messen, planen und überwachen. Die Zeiten selbst erfasst das System in der Kundenakte des CRM-Bereiches, sodass diese zum Beispiel in die Abrechnung mit dem Kunden einfließen können.

Wichtig: Die digitale Zeiterfassung gehört nicht zu den kostenlosen Komponenten von Bitrix24. Hier ist der Professional-Tarif notwendig. Dieser lässt sich allerdings 15 Tage komplett kostenlos testen. Dadurch lässt sich schnell feststellen, ob diese Komponente dauerhaft gebucht werden soll. Der Professonal-Tarif bietet außerdem noch umfassende Sales Intelligence. Dazu gehören analytische Berichte, Traffic-Analyse, Messen der geschalteten Werbung und automatisierte Verwaltung von Anzeigen auf sozialen Netzwerken wie Instagram oder Facebook.

Thomas Joos

Diese Funktionen spielen mit der Automatisierung optimal zusammen, was auch für die Automatisierung des Personalbereiches und der Arbeitszeitverwaltung gilt. Am Beispiel des Online-Arbeitsplatzes von Bitrix24 zeigen sich die Vorteile, die eine Lösung bietet, bei der alles aus einer Hand stammt und die in einer gemeinsamen Oberfläche alles bietet, was Unternehmen und deren Mitarbeiter brauchen, auch im mobilen Einsatz und im Homeoffice.